Nedostupan dokument, obavezna prijava
Input:

Rokovi čuvanja dokumentacije

3.9.2018, , Izvor: Verlag Dashöfer

Pitanje:

Koji su najkraći rokovi prema zakonu u državi odnosno najduži prema zakonu, odnosno GDPR-u što se tiče čuvanja pojedinih dokumenata u Human Resources arhivima, npr.:



- dokumenti bivših zaposlenika:

- kopija diplome,

- životopis,

- odluka o primanju na posao,

- odluka o promijeni radnog mjesta,

- PK-porezna kartica,

- potvrda o uključenju u socijalna osiguranja,

- odluka o uspješno završenom probnom radu,

- potvrda o podacima evidentiranim u matičnoj evidenciji HZM (mirovinsko)

- kopija radne knjižice,

- ugovor o radu i aneksi

- dokumenti, koji prate obračun plaće (dali se neograničeno čuva samo plaćne listiće ili i prateće dokumente, npr. rekapitulacija itd. – ako da, koje?)

- zamolbe za posao kandidata za radno mjesto:

- poslane na osnovu objavljenog natječaja,

- poslane na vlastitu želju bez natječaja

- ocjena pojedinih kandidata za radno mjesto na osnovu razgovora sa članovima komisije (izabranog i neizabranih kandidata).

Odgovor:

Sukladno mišljenju Agencije za zaštitu osobnih podataka (u daljnjem tekstu: Agencija), korištenje osobnih podataka od strane poslodavca nakon prestanka radnog odnosa dozvoljeno je onoliko dugo koliko je nužno za ispunjenje zakonom utvrđene svrhe. Tako propisuje i Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (u daljnjem tekstu: Opća uredba o zaštiti podataka) u članku 5. st. 1. t. b), kao i odredba članka 29. stavka 5. Zakona o radu (Narodne novine broj 93/2014, 127/2017) koja propisuje: ˝Osobni podaci za čije čuvanje više ne postoje pravni ili stvarni razlozi moraju se brisati ili na drugi način ukloniti.˝

 

Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Narodne novine 73/2017) propisuje u čl. 5. da "Poslodavac evidenciju o radnicima (...) počinje voditi datumom zasnivanja radnog odnosa i ažurno je vodi do prestanka radnog odnosa te istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti", u st. 2. da "Poslodavac evidenciju o osobama iz članka 4. ovoga Pravilnika (osobe koje nisu s poslodavcem u radnom odnosu, ali čiji rad poslodavac koristi), počinje voditi datumom početka rada osoba iz članka 4. ovoga Pravilnika kod poslodavca i ažurno je vodi do prestanka rada tih osoba kod poslodavca te istu čuva najmanje šest godina od dana prestanka njihovog rada. Također, odredbom čl. 14. istog Pravilnika propisana je dužnost poslodavca da evidencije o radnom vremenu radnika čuva najmanje šest godina, a u slučaju kada poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarivanja prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom, pri čemu bi za ostvarivanje tih prava mogle biti relevantne i evidencije, iste je dužan čuvati do pravomoćnog okončanja toga spora. Dakle, ovim su pravilnikom postavljene određene vremenske granice čuvanja radnopravne dokumentacije koju navodite u svome pitanju.

Za obradu podataka duže ovdje propisanih, trebali biste imati privolu ispitanika – radnika, dok za razdoblje propisano ovim pravilnikom imate drugu osnovu obrade – ispunjenje ugovora između vas kao poslodavca i zakonom propisanu obvezu obrade (Zakon o radu i na temelju njega donesen Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima). Za obradu i čuvanje osobnih podataka je potrebno poduzeti tehničke, kadrovske i organizacijske mjere zaštite radi sprječavanja neovlaštenog pristupa i mogućih zlouporaba (primjerice pohraniti dokumentaciju u papirnatom obliku koja sadrži osobne podatke u ormare ili ladice pod ključem, koji će biti pod nadzorom ovlaštenih osoba poslodavca, ograničiti pristup osobnim podacima pohranjenim u elektroničkom obliku lozinkom, bilježiti pristup podacima i slično). S obzirom da se nakon prestanka radnog odnosa znatno smanjuje pravni temelj za obradu osobnih podataka radnika, obrada pohranjenih osobnih podataka dopuštena je samo u slučajevima propisanim zakonom (primjerice kod isplate mirovina, regulacije zdravstvenog osiguranja, poreznih propisa, regulacije arhive i slično)

 
 Pošaljite nam povratnu informaciju
Što mislite o našem portalu?
Vaša poruka je uspješno poslana.
Input: